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《机关秘书实用必备全书:全面解答机关秘书常见的355个问题》

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机关秘书实用必备全书:全面解答机关秘书常见的355个问题封面
书    名
机关秘书实用必备全书:全面解答机关秘书常见的355个问题
作    者
王群
译    者
 
页    数
 
ISBN
 
出版社
北京联合出版有限公司
出版日期
2017-08-01
字    数
 
标    签
机关秘书实用必备全书:全面解答机关秘书常见的355个问题

目录

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内容简介

《机关秘书实用必备全书》的编写上着眼于秘书实际工作中经常遇到的问题,从办公室值班、接待、发文办理、收文办理、会议组织、协调、保密等工作中,梳理出355个问题。《机关秘书实用必备全书》按照中办、国办的有关精神,以及规范的工作程序和方式方法,给出精准的回答,极具实操性和规范性。

全文目录

第一章 值班工作实务 1.什么是值班工作? / 002 2.值班工作有哪些特点? / 002 3.值班工作有哪些作用? / 003 4.值班工作有哪些形式? / 004 5.值班工作如何安排? / 004 6.值班工作的主要内容有哪些? / 005 7.值班工作要做好哪些记录? / 007 8.值班工作有哪些要求? / 008 9.做好值班工作应建立哪些制度? / 009 10.如何保持值班室的良好环境? / 011 11.如何管理好值班室设备设施? / 012 12.如何做好公务接洽工作? / 013 13.对来访者如何做到礼貌周到的服务? / 015

第一章 值班工作实务

1.什么是值班工作? / 002

2.值班工作有哪些特点? / 002

3.值班工作有哪些作用? / 003

4.值班工作有哪些形式? / 004

5.值班工作如何安排? / 004

6.值班工作的主要内容有哪些? / 005

7.值班工作要做好哪些记录? / 007

8.值班工作有哪些要求? / 008

9.做好值班工作应建立哪些制度? / 009

10.如何保持值班室的良好环境? / 011

11.如何管理好值班室设备设施? / 012

12.如何做好公务接洽工作? / 013

13.对来访者如何做到礼貌周到的服务? / 015

14.值班人员如何做好电话接听记录? / 015

15.值班中遇到重要情况如何及时报告? / 015

16.值班人员如何果断处置突发事件? / 016

17.值班人员如何做好协调工作? / 017

18.用值班电话发送紧急通知要注意什么? / 018

19.值班人员使用电话有何要求? / 019

20.值班人员使用电话有何职业道德和礼仪要求? / 020

21.值班人员使用电话要避免哪些问题? / 021

22.如何巧用电话辅助功能? / 022

23.什么是领导活动安排? / 023

24.安排领导活动要遵循哪些原则? / 023

25.邀请领导参加会议(活动)有什么规则和程序? / 024

26.安排领导活动如何做好前期准备? / 025

27.如何做好领导活动的现场组织工作? / 026

28.如何做好领导活动的后期工作? / 026

29.如何做好领导外出活动的安排? / 026

30.如何安排好领导同志的活动日程? / 028

31.如何安排好领导视察活动? / 028

32.如何安排好领导调研活动? / 030

33.什么是领导会见活动? / 032

34.召见和拜见的活动如何安排? / 032

35.接见下级人员的活动如何安排? / 033

36.—般性会见如何安排? / 033

37.会见外宾的活动如何安排? / 034

38.领导参加群众集会活动如何安排? / 035

39.领导参加悼念活动如何安排? / 036

 

第二章 接待工作实务

40.什么是秘书部门的接待工作? / 038

41.做好接待工作应遵循什么原则? / 039

42.接待工作有哪些类型? / 040

43.如何做好上级领导接待工作? / 041

44.如何做好上级单位一般工作人员的接待? / 042

45.如何做好兄弟单位来人的接待? / 043

46.如何做好业务往来单位和人员的接待? / 043

47.如何做好下属单位来人的接待? / 044

48.如何做好新闻单位来人的接待? / 045

49.如何接待上访人员? / 046

50.涉外接待工作应遵循什么原则? / 048

51.如何做好涉外接待工作? / 048

52.如何接待内宾来访者? / 050

53.如何接待团体性内宾? / 053

54.接待工作中怎样做到话语得体? / 055

55.怎样做好为领导安排约见的工作? / 056

56.临时取消约见用什么方法? / 059

57.怎样代领导拒拦约见? / 060

58.领导约见时怎样做好有关服务工作? / 061

59.如何巧妙中断超时约见? / 062

60.如何撰制接待工作方案? / 064

61.撰写接待方案有什么格式要求? / 065

62.外宾接待工作有哪些程序? / 068

63.如何制定外宾接待方案? / 069

64.怎样做好外宾接待的准备工作? / 070

65.如何做好迎送外宾的工作? / 071

66.如何安排与外宾会见、会谈和洽谈? / 072

67.外宾接待工作中有哪些礼仪要求? / 073

68.接待工作中如何运用介绍礼节? / 075

69.接待工作中如何运用握手礼、致意礼、鞠躬礼? / 077

 

第三章 发文办理实务

70.发文办理包括哪些程序? / 082

71.公文复核有何重要性? / 082

72.公文复核工作的重点有哪些? / 083

73.怎样提高复核工作的质量? / 083

74.登记公文要注意哪些问题? / 084

75.编文号工作有哪些作用? / 085

76.编文号工作有哪些要求? / 085

77.什么是公文拟表? / 085

78.公文的印数是如何确定的? / 086

79.拟表的方法有哪些? / 086

80.什么是公文校对? / 087

81.什么是对校法? / 088

82.什么是折校法? / 088

83.什么是读校法? / 088

84.公文为何要用印章? / 089

85.用印原则是哪些? / 089

86.公文印章应当如何管理? / 090

87.什么是公文分装? / 090

88.公文分装有哪些方式? / 091

89.发文通知单有哪些类型? / 092

90.发文前怎样配封? / 093

91.发文前要做好哪些检查工作? / 093

92.公文发送前如何装封? / 094

93.公文如何投送? / 095

94.什么是发文戳记? / 097

 

第四章 收文办理实务

95.收文办理要坚持哪些原则? / 100

96.如何做好收文办理工作? / 101

97.收文办理的主要程序是什么? / 102

98.如何进行签收工作? / 103

99.公文签收的常用方式是什么? / 104

100.什么是收文登记? / 104

101.收文登记的范围有哪些? / 105

102.收文登记有哪些常见形式? / 105

103.收文登记有哪些环节与方法? / 106

104.什么是收文审核(初审)? / 106

105.如何进行收文审核? / 107

106.什么是收文拟办? / 108

107.拟办的一般方法是什么? / 109

108.什么是批办工作? / 110

109.批办的作用和原则是什么? / 110

110.批办工作怎样做到合理分工? / 112

111.批办工作有哪些模式? / 112

112.什么是承办工作? / 112

113.怎样做好承办工作? / 113

114.什么是阅办工作? / 115

115.阅办工作有哪些方式和要求? / 115

116.什么是催办工作? / 116

117.什么是公文传阅? / 117

118.公文传阅有何作用和方法? / 118

119.做好传阅工作需要注意什么? / 119

120.怎样做好公文管理工作? / 121

121.什么是公文的存放工作? / 122

122.如何分类保管公文? / 122

123.什么是公文清销工作? / 123

124.清退公文的原则是什么? / 124

125.哪些公文需要清退? / 124

126.公文清退有什么时间要求? / 125

127.做好公文清退工作有哪些方法? / 126

128.哪些公文需要销毁? / 127

129.销毁公文的方式有哪些? / 127

130.销毁公文有哪些程序? / 127

131.销毁公文应注意什么问题? / 128

132.翻印和复印公文要注意什么? / 128

133.为什么要做好公文保密工作? / 129

134.公文保密范围包括哪些? / 130

135.公文保密有哪些基本要求? / 130

 

第五章 会议组织实务

136.何为会议活动? / 134

137.会议活动有哪些类别? / 134

138.会议活动包含哪些基本要素? / 135

139.什么是代表会议? / 138

140.什么是委员会议? / 139

141.什么是联席会议? / 139

142.什么是会员会议? / 139

143.什么是签字会(仪式)? / 140

144.什么是招聘会? / 140

145.什么是交易会? / 141

146.什么是宣判会? / 141

147.什么是鉴定会? / 141

148.什么是招商会? / 142

149.什么是会晤会(活动)? / 142

150.什么是谈判会(活动)? / 142

151.什么是首脑会? / 143

152.什么是博览会? / 143

153.什么是仲裁会? / 144

154.什么是拍卖会? / 144

155.什么是工作会? / 145

156.什么是座谈会? / 145

157.什么是报告会? / 146

158.什么是学习会? / 146

159.什么是庆祝会? / 147

160.什么是调查会? / 147

161.什么是研讨会? / 148

162.什么是现场会? / 148

163.什么是碰头会? / 148

164.什么是见面会? / 149

165.什么是招待会? / 150

166.什么是咨询会? / 150

167.什么是颁奖会? / 151

168.什么是汇报会? / 151

169.什么是午餐会? / 152

170.什么是生活会? / 152

171.什么是总结会? / 153

172.什么是务虚会? / 153

173.什么是预备会? / 154

174.什么是C类会? / 154

175.什么是新闻发布会? / 155

176.怎样安排领导视(考)察活动? / 155

177.怎样安排领导调研活动? / 156

178.怎样安排领导会见活动? / 157

179.怎样安排领导出访活动? / 157

180.怎样安排领导看望活动? / 157

181.怎样安排采访领导活动? / 158

182.怎样安排领导慰问活动? / 159

183.举办会议活动在形式上有什么要求? / 159

184.举办好会议活动要注意避免哪些问题? / 160

185.举办会议活动如何提前策划? / 162

186.举办会议活动如何履行审批程序? / 162

187.如何组建会议活动的工作机构? / 164

188.会议活动工作机构的职责是什么? / 164

189.会议活动的文件准备包括什么? / 165

190.会议活动的会场准备包括什么? / 166

191.举办会议活动需要做哪些交通安排? / 168

192.举办会议活动如何准备证件票证? / 168

193.举办会议活动如何准备座位名签(牌)? / 169

194.举办会议活动如何做好餐饮安排? / 169

195.举办会议活动如何做好住房安排? / 170

196.举办会议活动如何做好车辆安排? / 171

197.举办会议活动如何做好医疗准备? / 172

198.举办会议活动如何做好娱乐安排? / 172

199.举办会议活动如何提供邮政服务? / 173

200.会议活动的实施包括哪些步骤? / 173

201.会议活动的通知有哪些形式? / 174

202.会议活动的通知对象包括哪些人? / 175

203.会议活动通知有哪些种类? / 175

204.会议活动通知发出后如何反馈? / 176

205.如何对会议活动人员进行编组? / 176

206.对会议活动人员编组依据什么原则? / 176

207.如何安排会议活动召集人? / 177

208.如何安排会议讨论下组人员? / 178

209.如何组织好工作人员报到? / 178

210.会议活动的预备(说明)会包括哪些内容? / 178

211.会务人员如何实施现场检查? / 179

212.如何做好参会人员报到准备工作? / 179

213.如何做好参会人员签到工作? / 180

214.如何组织参会人员入场? / 181

215.会议活动正式开始后可以调整会议议程么? / 181

216.如何安排会间休息? / 182

217.如何组织退场? / 182

218.如何做好会间值班工作? / 183

219.会间值班工作有何要求? / 183

220.如何组织与会人员离会? / 184

221.如何做好清理会议活动场所工作? / 185

222.如何做好会议活动后期的文件善后工作? / 185

223.如何做好会务的善后工作? / 186

224.什么是会务工作文书? / 187

225.什么是会议简报? / 187

226.会议简报的结构和写法是什么? / 188

227.撰写会议简报要注意哪些事项? / 188

228.什么是会议快报? / 189

229.什么是会议预案? / 189

230.撰写会议预案有什么要求? / 190

231.什么是工作流程文书? / 190

232.如何撰写工作流程? / 191

233.什么是秩序册? / 191

234.什么是会议记录? / 192

235.如何做好会议记录? / 193

236.什么是会议须知、会议指南? / 193

237.组织国际性会议活动应遵循哪些规则? / 194

238.组织国际性会议活动如何申办? / 195

239.对组织国际性会议活动的工作人员需要哪些培训? / 196

240.如何筹备国际性会议活动? / 197

241.组织国际性会议活动应如何做好翻译工作? / 197

242.怎样做好国际性会议活动的保密工作? / 198

243.对会议活动用语有什么要求? / 199

244.会议活动着装有何要求? / 200

245.会议活动中领导的座位如何安排? / 201

246.会议活动中专家的座位如何安排? / 202

247.会议活动中单位序列座位如何安排? / 202

248.会议活动中荣誉待遇座位如何安排? / 202

249.会场座位如何排列布局? / 202

250.如何做好会议活动的饮食服务? / 203

251.如何做好会议活动的住宿服务? / 205

252.如何做好会议活动的医疗服务? / 206

253.如何做好会议活动的交通服务? / 207

 

第六章 协调工作实务

254.为什么说协调工作是办公室的一项重要工作? / 210

255.办公室协调工作有哪些类型? / 210

256.何谓政务协调? / 211

257.什么是重大工作部署的协调? / 211

258.什么是领导活动的协调? / 211

259.什么是公文协调? / 212

260.什么是会议协调? / 213

261.何为关系协调? / 214

262.什么是单位之间关系的协调? / 215

263.什么是人际关系的协调? / 216

264.何为事务协调? / 217

265.什么是计划协调? / 218

266.什么是日常事务的协调? / 218

267.什么是突发事件的协调? / 219

268.协调工作包括哪些程序? / 220

269.如何受理协调事项? / 220

270.什么是协调事项核查? / 221

271.如何制定协调方案? / 221

272.如何正确实施协调方案? / 222

273.如何撰制协调文书? / 223

274.如何进行协调结果的督查? / 224

275.如何做好协调工作的总结评估? / 224

276.协调工作如何做到灵活性和原则性的统一? / 225

277.什么是适时协调法? / 226

278.协调中如何运用信息沟通法? / 227

279.什么是协调中的换位思考法? / 228

280.协调工作中如何运用互补协调法? / 228

281.协调人员应具备哪些协调能力? / 229

282.协调人员应具备哪些特殊能力? / 230

第七章 立卷归档实务

283.什么是文件整理和立卷 / 234

284.文件整理、立卷是如何分工的? / 235

285.文件整理、立卷的原则是什么? / 236

286.什么是整理立卷的联系原则? / 236

287.什么是整理立卷的价值原则? / 237

288.什么是整理立卷的保管和利用原则? / 238

289.确定文件整理、立卷的原则是什么? / 239

290.哪些文件需要整理、立卷? / 240

291.对需要整理的稿本、资料,要注意什么问题? / 242

292.哪些文件不需要整理、立卷? / 243

293.如何确定本单位整理、立卷文件的具体范围? / 244

294.文件整理、立卷的主要方法是什么? / 244

295.什么是文件的分类? / 245

296.怎样按组织机构分类? / 245

297.怎样按问题分类? / 246

298.怎样按保管期限分类? / 247

299.文件立(组)卷的主要方法有哪些? / 247

300.什么是“六特征”立卷法? / 248

301.什么是立小卷法? / 248

302.什么是分类组合法? / 249

303.什么是“四分四注意”立卷法? / 249

304.什么是文件类型立卷法? / 250

305.什么是专门文件立卷法? / 251

306.编制立卷目录为何要调查研究? / 251

307.如何编制立卷类目? / 252

308.何为平时归卷? / 253

309.归档操作步骤有哪些? / 253

310.平时归卷工作如何开展? / 255

 

第八章 保密工作实务

311.什么是“秘密”? / 258

312.秘密有哪些种类? / 258

313.秘密有哪些特性? / 258

314.何为保密工作? / 259

315.我国的保密法律、法规有哪些? / 259

316.国家对于个人的保密有哪些规定? / 260

317.国家对于国家秘密载体有哪些规定? / 261

318.国家对于通信、办公自动化设备及其计算机网络的保密有哪

       些规定? / 262

319.国家对于对外提供国家秘密的保密有何规定? / 263

320.国家对于涉密会议和其他涉密活动的保密有何规定? / 263

321.国家对泄露国家秘密的行为人有何处罚规定? / 263

322.什么是保密范围? / 265

323.国家秘密的基本范围有哪些? / 265

324.关于国家秘密的具体范围有哪些规定? / 266

325.什么是国家秘密等级 / 267

326.我国秘密等级是如何划分的? / 267

327.如何确定国家秘密的保密期限? / 267

328.什么是定密工作? / 268

329.定密须经过哪些程序? / 268

330.什么是商业秘密和工作秘密? / 270

331.商业秘密与国家秘密有什么区别? / 271

332.商业秘密的基本范围是什么? / 272

333.商业秘密如何确认? / 273

334.如何加强商业秘密的保护? / 273

335.对秘书工作人员有哪些保密要求? / 274

 

第九章 专人秘书实务

336.专人秘书需要具备哪些特别能力? / 278

337.什么是领导意图? / 279

338.如何正确领会领导意图? / 281

339.领会领导意图要注意哪些问题? / 282

340.专人秘书如何当好领导的参谋助手? / 284

341.如何承办领导的临时指令? / 285

342.如何求人办事? / 286

343.为领导办事如何做到少碰钉子? / 287

344.为领导办事如何做到因人制宜? / 288

345.如何为领导“挡驾”? / 289

346.专人秘书如何科学合理地安排日程事务? / 290

347.如何辅佐领导组织会议? / 291

348.如何辅佐领导处理文件? / 292

349.专人秘书如何陪同领导外出? / 293

350.专人秘书如何快速成文? / 295

351.专人秘书如何整理讲(谈)话记录和录音? / 297

352.专人秘书如何拟写电话记录? / 298

353.专人秘书如何拟写电话稿? / 299

354.专人秘书如何防止领导念错字? / 300

355.专人秘书如何树立自己的良好形象? / 300

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第一章值班工作实务 1.什么是值班工作?   值班工作有广义和狭义之分。广义的值班工作,按其性质和内容还可分为政务值班和业务值班,具体包括一般机关和企事业单位的安全保卫值班、司机值班以及一些重要岗位值班等。狭义的值班工作多指政务值班,主要是政府机关综合办公部门,如办公厅(室)下属的总值班室的值班工作等。   值班室一般归口在秘书部门,有的置于秘书处之下。规模较大的机关、企事业值班室设有专职值班员,实行24小时昼夜值班,工作日多为两人或两人以上,夜间或节假日多为一人;普通机关通常采取轮流值班方式,负责机关下班后和节假日的值班工作。值班室是行政信息网络的中心,是联系机关内外的枢纽。   近年来,值班室已经从以前只管“上传下达”的单纯办事机构转变成为名副其实的信息和工作中枢,辅助领导处理突发性事件、协调重要政务事项和对下级机关、部门进行工作指导的重要机构之一。 2.值班工作有哪些特点?   (1)连续性   值班工作必须保证持续不断、全天候进行。值班工作人员可以是专职的,也可以轮流和交换,但值班工作却一定不能间断,必须实行全天候值班,从而保证各项工作衔接有序、联络畅通。   (2)应急性   值班工作在处理事务上带有突发性和被动性。值班人员随时可能接受或传达上级机关及部门领导的指示,可能经常接到群众来电或接待各类来访,还随时有可能遇上突发性事件如地震、火灾等,或完成领导临时交办的工作事项,这些工作的具体内容和时间,一般都事前无从知晓,但又都需要做出快速反应和紧急处理。   (3)准确性   值班工作务求一丝不苟、准确无误。值班工作人员在接听电话、接待来访、协调联络和处理事务时,都必须做到字字准确、句句明白,准确地搞清楚对方反映的情况、所联系工作的内容和要求,准确地领会和把握上级领导的意图和指示精神,做到向上汇报不含糊,答复和处理问题不模糊。   (4)严密性

第一章值班工作实务

1.什么是值班工作?

  值班工作有广义和狭义之分。广义的值班工作,按其性质和内容还可分为政务值班和业务值班,具体包括一般机关和企事业单位的安全保卫值班、司机值班以及一些重要岗位值班等。狭义的值班工作多指政务值班,主要是政府机关综合办公部门,如办公厅(室)下属的总值班室的值班工作等。

  值班室一般归口在秘书部门,有的置于秘书处之下。规模较大的机关、企事业值班室设有专职值班员,实行24小时昼夜值班,工作日多为两人或两人以上,夜间或节假日多为一人;普通机关通常采取轮流值班方式,负责机关下班后和节假日的值班工作。值班室是行政信息网络的中心,是联系机关内外的枢纽。

  近年来,值班室已经从以前只管“上传下达”的单纯办事机构转变成为名副其实的信息和工作中枢,辅助领导处理突发性事件、协调重要政务事项和对下级机关、部门进行工作指导的重要机构之一。

2.值班工作有哪些特点?

  (1)连续性

  值班工作必须保证持续不断、全天候进行。值班工作人员可以是专职的,也可以轮流和交换,但值班工作却一定不能间断,必须实行全天候值班,从而保证各项工作衔接有序、联络畅通。

  (2)应急性

  值班工作在处理事务上带有突发性和被动性。值班人员随时可能接受或传达上级机关及部门领导的指示,可能经常接到群众来电或接待各类来访,还随时有可能遇上突发性事件如地震、火灾等,或完成领导临时交办的工作事项,这些工作的具体内容和时间,一般都事前无从知晓,但又都需要做出快速反应和紧急处理。

  (3)准确性

  值班工作务求一丝不苟、准确无误。值班工作人员在接听电话、接待来访、协调联络和处理事务时,都必须做到字字准确、句句明白,准确地搞清楚对方反映的情况、所联系工作的内容和要求,准确地领会和把握上级领导的意图和指示精神,做到向上汇报不含糊,答复和处理问题不模糊。

  (4)严密性

  值班工作反映情况全面周详,处理问题稳妥严谨。值班常常需要在较短的时间里迅速、及时地处理,因此考虑问题一定要细致周密,对方未言明的事项一定要询问清楚,切忌丢三落四、忙中出错。如接到外单位即将来访的电话,一定要搞清楚以下几个关键环节:一是带队领导姓名、职务、在该单位分管工作范围;二是共来几位,其性别、年龄、所在工作部门及职务;三是来访主要目的和要求,希望会见何人,商谈什么问题或了解什么情况,须本单位协助做些什么工作,共需在本单位或本地区逗留几日等。如需安排食宿,还要了解并介绍相关住宿要求、民族习惯等。

3.值班工作有哪些作用?

(1)保证信息畅通的作用

值班工作的最大特点是24小时不间断地开展工作,无论什么时间,下级机关单位报送的信息、上级机关单位及领导的指示,都可以通过值班同志传达到位。

(2)协调联络作用

值班室经常要根据领导的指示,处理涉及几个单位或部门的有关事项,由哪个单位主办、哪个单位协助,就应当由值班室根据领导的意图进行协调和联络。

(3)参谋助手作用

由于值班室掌握了大量的各类信息,值班工作人员通过对各类信息的综合分析和研究,提出的拟办意见和分析报告,经常是领导进行决策的重要依据。

(4)指导监督作用

上级机关的值班室对下级机关和部门的值班工作还应经常地进行必要的、科学的、系统的监督和指导,以保证值班工作形成一个良性循环的网络系统,达到最佳效能。

4.值班工作有哪些形式?

  各机关、企事业值班工作的组织形式大致有三种类型:

  一般性值班。这是普遍设立的一种值班形式。值班室一般设在单位办公室,不设专职值班室,通常由干部轮流负责机关、单位下班后和节假日的值班工作。

  专职性值班。主要是指省、市、自治区以上党政机关,地市、县(市)区级政府机关,部队、公检法部门等特殊工作性质的部门专门设立的值班室。这类值班室一般设有专职值班员,实行24小时值班制度,主要承担本机关单位昼夜、节假日的全部值班工作。它的特点是具有专门机构,配备专门人员。

  一般性与专职性值班相结合的值班。内设比较多的大单位,专职值班人员负责值班室的日常值班工作,而双休日和节假日除了值班室总值班外,有关部门也要留人值班,必须及时处理紧急情况。

5.值班工作如何安排?

  机关和企事业的值班安排,一般是在办公室主任或秘书处负责人的领导下,由秘书具体安排、制定值班表,包括下班以后或节假日值班人员安排。值班表一般包括值班日期具体时间及地点,带班人及电话、值班人、值班任务和注意事项等。值班安排好以后,要事先商洽有关部门及人员并根据其情况进行适当调整。值班表确定后,要发到每位带班人及值班人员,让其做好准备。值班表一经确定、上报,原则上不得更改。

  大的政府机关及企事业的总值班室通常是办公厅下设的专门机构,人员、任务也相对固定。工作日值班为两人一班,时间是早8 ∶30至晚5 ∶30;夜间和节假日值班,每班一人。时间是晚班晚5 ∶30至次日早8 ∶30;节假日早8 ∶30至次日早8 ∶30。

6.值班工作的主要内容有哪些?

(1)接待来访人员

  对于一般的来访人员,值班人员也应热情接待,酌情处理。如果值班室能答复、处理的,即直接按有关政策规定妥善处理;需由有关职能部门处理的,应转请有关职能部门接待处理;问题重大的,经请示有关领导后再行定夺;需由领导直接接待处理的,则应做好会见的具体安排。对于前来找领导解决问题的人员,值班人员应做适当筛选和过滤,无须领导亲自出面的问题,只要不超越工作权限,尽可能不惊动领导妥善解决;确实需要领导出面解决的问题,则要积极创造条件、尽快安排。对于上访人员,要及时向分管领导(或值班领导)汇报,并迅速通知信访部门或有关人员接访。对影响较大的集体上访事件,要及时通知公安部门派人维持秩序。

  (2)传递处理信息

这是值班工作的一项基本任务,包括上情下达和下情上达两个方面。所谓上情下达,一是承接上级机关的指示、通知,及时向本单位领导汇报;二是把本单位做出的有关指示、通知,及时传达给下级机关和单位;三是根据实际情况和有关原则,回答下级机关和单位询问的有关问题,若遇有不明事项,及时请示本单位主管领导,并据领导意见做出正确解答。下情上达,就是把下级机关、基层单位反映的情况、动态、问题和建议,及时反映给本单位的领导部门和领导同志。无论是上情下达还是下情上达,都应该认真作好记录,及时反馈信息。

  (3)安排领导活动

  值班人员要做好安排领导活动、掌握领导行踪的工作。领导外出活动时,要根据其活动内容、地点、日期等具体情况,安排好活动计划、电话通知、车辆和用品准备以及车、船、飞机票购买等工作。

  领导在当日或近期的活动内容、地点和时间,值班人员要及时掌握,做到心中有数,保证遇到紧急情况能及时汇报或请示。另外,领导临时外出也应及时告知值班人员自己的去向。

  (4)处理急文急事

  值班人员在节假日和领导下班期间,要担负起处理急文急事的任务。收到的急件,要立即登记处理。根据情况需要,有的要立即送给领导批阅,急事急办,果断处理。如发生生产、交通事故、重大火灾、食物和煤气中毒、自然灾害等突发性事件,要立即采取紧急措施,并及时汇报给值班领导和主管领导,协助领导组织协调并处理好突发性事件的有关工作。

  (5)协调和联络事宜

  值班室是本部门的综合指挥中心,负责本部门的重要政务事项的日常处理工作,负责与上下级机关的有关协调和联络。值班室应根据领导分工,负责协调和掌握领导同志的日常公务活动,并根据需要进行汇总。

  (6)办理印信事务

  值班人员负责单位、部门、领导的印章以及公用介绍信和证明信的保管和使用,承办开具信函和公文运转等事项。一般的机关和企事业单位印章通常有三种:一是单位的图章或钢印,即常说的“公章”;二是单位领导人,特别是法人的签名章或图章;三是办公部门的公章和戳记。介绍信包括普通介绍信、存根介绍信、专用介绍信和证明信等。印信事务原则性很强,值班人员一定要严格按照有关规定和程序办理印信事务,未经领导审核和授权绝不私自用印或开具各类介绍信、证明信,更不能委托他人代为用印或以印谋私。

  (7)承办领导交办事项

  领导交办的任务是多方面的,包括:查询某个问题,通知有关人员谈话或参加会议,向上级部门请示某个问题,协助沟通人员之间的工作联系,承担领导同志生活服务的部分工作,转达本单位领导向职能部门临时交办的事项等。值班人员应积极主动地办好这些事情,并及时向领导汇报办理结果。

  (8)办理勤杂事务

  如收集整理、及时掌握上级及所属单位电话号码;掌握本单位及所属单位领导同志家庭居住地址、家庭电话号码及有关通讯联系资料。还要做好诸如购买车船票、派车、机关保卫、信件分发等事务性工作。

7.值班工作要做好哪些记录?

(1)来人登记

  来人登记主要是针对机关和企事业单位传达室值班而言。对于办公时间或非办公时间出入机关或企事业单位大门的外来人员,无论是办理公务抑或是私人往来,对其本人及其乘坐的车辆、携带的物品,都要认真登记。登记可由进出人员自己进行,也可由值班人员代为登记。

  (2)值班报告

  值班期间发生重大情况或突发事件,值班人员应立即向领导报告,必要时可形成书面值班报告送审。对把握不准的其他问题也要请示相关领导,不得擅自越权处理。领导批示后,值班人员应立即落实其办理意见。值班报告要将时间、地点、人物、事项等主要情况写清楚并提出拟办意见,以便领导在准确、全面地把握事情全貌的基础上提出较为稳妥的处理意见。

  (3)值班日志

  值班日志以一天为单位,记录值班中遇到的情况和工作经历。凡值班期间的来人、来电、来函、领导批示及交办事项、值班人员办理事项,都要摘要记录在值班日志上;对于值班期间发生的重要事项及处理情况,要有较为详细的记录。值班日志有利于下一班值班人员了解情况,保持值班工作的连续性;有利于领导了解、检查、考核工作;有利于为编写要事急报、情况反映、每日动态、大事记等提供参考资料。

  (4)接待记录

  接待记录要编号,依次记下来人姓名、单位、来访时间、陈述内容和要求,值班人员姓名、拟办意见、批办意见、值班人员签名等。

  (5)电话记录

  电话是值班室使用最频繁的对外联系工具。举办各种重大活动,召开重大会议,邀请领导出席讲话或会议,大多数是用电话向有关人员通知;值班室反映情况、联系事宜也多用电话。对于这些电话的内容,必须认真做好准确记录。打电话通知,事先要拟好通知稿。通知稿要简明、扼要、口语化,避免或尽量少用同音字、怪僻字。在通话过程中要作必要解释,发完后要对方复述一遍并记下通知完毕时间、受话人姓名备查。接上传下,通话内容核实后,记录者要签字负责。记录电话及办理情况,要用统一格式的专用记录单。

8.值班工作有哪些要求?

  (1)明确岗位职责,严格遵守纪律

  值班人员必须明确自己的职责范围、工作标准以及具体的任务要求,充分认识到值班工作的重要性,不断增强做好值班工作的责任感和各种能力。要严格遵守岗位纪律,坚守岗位,按时上下班,尽职尽责,认真处理值班期间的各项任务。

  (2)把握情况要真实和全面

  值班工作人员往往是获得信息情况的第一人。值班工作人员获得的信息和情况是否准确真实,对于领导分析判断、决策处理问题是十分重要的。值班工作人员在值班时,对来人、来电反映的情况,首先要认真接听和记录,注意判断情况的真伪,特别是对一些重大社情报告,值班人员要及时联络有关方面落实其真实性及事态发展状况,根据落实情况整理情况快报,向有关领导汇报,经批示后,再交有关方面进行处理;否则没有落实清楚就向领导汇报,就有可能造成谎报或误导,有时还会给工作造成很大损失。这就要求值班工作人员要不断提高自身素质,增强辨别是非的能力和处理问题的能力,尽量避免错报和误报的情况发生。

  (3)办理事项要及时,结果要迅速反馈

  值班人员对各类文件、传真、信函、情况反映和公务电话等,要区别不同情况及时分类处理。属于值班人员职权范围的,应及时处理、答复;属于有关职能部门的,按“分级负责,归口管理”的原则,及时转交有关部门办理,并要求反馈结果;对发生的重大突发性事件、事故及一些新情况、新问题,要及时向有关领导汇报。值班期间,一般的重要文件、情况处理以及领导指示和意见的转达一定要做到“当日事,当日毕”。特别紧急的情况,在准确地了解、把握其全貌的前提下,汇报及处理一定要争分夺秒。一般来讲,紧急情况的报告及初步处理应在接到报告后两小时内完成。

  (4)值班资料要保存完整

  一是要注意做好记录工作。这是值班人员接到原始信息的第一手资料,有很重要的价值,必须认真记录好每一个细节,保证记录的真实性、完整性。二是要保存好原始记录,以便今后工作的查寻。

  9.做好值班工作应建立哪些制度?

  (1)岗位责任制度

  值班岗位责任制度,是对值班工作的职责范围及值班纪律的明确规定。值班人员必须尽职尽责,坚守岗位,做到人不离岗,人不离机(主要包括电话机、计算机和传真机),始终保持通信联络畅通,及时接纳来自四面八方的函电信息等。值班人员绝不能擅离职守,有事必须提前请假,由主管领导另行安排人员值班,如无临时替班人,不得离开岗位。在值班室内不得进行娱乐性活动,以保持值班工作的严肃性。

  (2)值班日志填写制度

  填写值班日志是值班人员最基本的工作内容之一,必须明确要求,形成制度。值班人员在值班期间接收到的信息、掌握的动态、接待的人员、处理的问题以及尚未办结和备忘的工作,要用简洁、明确的文字填写值班日志,以便保持工作的连续性,为下一班值班人员提供工作方便,也有利于保留好值班工作的第一手资料,以备日后之用。

  (3)交接班制度

  交接班是值班人员沟通情况、交接工作、保持值班工作连续性的活动,凡有值班的地方必须建立交接班制度。根据各系统工作性质不同一般分为两类:

00一类是集体交接班制度。值班机构的所有工作人员集体进行交接班,通报值班期间发生的大事、领导的批办意见、办理到什么程度、接班人员还需做什么工作;接班人员也可就不明事项、相关细节进行询问,以便工作衔接紧密、运行流畅。集体交接班,通常安排在工作日早晨刚刚上班即早晚班交接时进行,如由前一晚值班人员汇报当班情况,值班主任或带班人通报有关情况并布置当天工作。

  另一类是相接的值班人员单独交接班制度。值班人员将值班期间记载在值班日志上但尚未完成的工作,逐项交代给下一班的值班人员,以保证值班工作的连续有效性。交接班很重要,制度要严谨、程序要规范,相关交接手续要完整,容不得半点疏忽。

  (4)印信管理制度

  值班人员对于印信的使用和管理,一定要按照中央和国务院的有关规定执行。明确印信使用范围和管理细则,严格履行印信使用手续,印章和介绍信由专人管理和使用。执印人按规定或经领导授权用印及开具介绍信、证明信时,要办理用印登记手续,填写《用印登记簿》,公章的使用情况每年要统计上报。

  (5)保密制度

  保密是值班工作的重要职责之一,制定严格的保密制度十分重要。值班室是信息的枢纽,工作中常常涉及一些带有机密性的事情和文件,所以要求值班人员认真执行有关保密规定。值班日志和值班报告要妥善保管,离开办公室时不得把文件遗留在办公桌上;不在可上网的计算机上办理公文;不用普通电话讲涉密内容,用保密电话讲涉密内容时声音不要过大;闲杂人员不准随意进入值班室,不在值班室接待私人客人;不与无关人员谈论秘密事宜,不随意透露领导人的行踪及家庭情况等。

  (6)请示报告制度

  值班人员有处理问题的权力界限,对于超出权限的重要事项,一定不能擅自主张,要本着认真、慎重、负责的原则,严格按规定要求先请示、后办理。即便遇到十分紧急的情况,也必须边请示边处理,尽可能请领导做出决断。办理完毕,要将办理结果及时报告,做到事事有回应。

  为保证值班室有一个良好的工作环境,还应建立一些必要的辅助性制度,如“会客制度”“卫生制度”“接访制度”“考勤制度”和“安全保卫制度”等等。

10.如何保持值班室的良好环境?

  值班室环境指值班工作所处的场所和氛围,包括物质环境和人文环境。

  (1)值班环境安排

指办公房间、桌椅、文具柜的安排和值班人员相对固定的办公座位格局。同样的办公条件和设备,摆放不同也会产生不同的效果。比如,值班时经常需要接待来访者,最好把写字台安放于能看到门的地方,如果值班室还常兼接待室,就要布置出一个接待区。规模比较大的单位目前多采取开放式办公,办公桌加围胸墙,使大家既共处一室又相对独立,既便于合作又互不干扰。规模小的公司或租用写字楼办公的组织,因为只设一名值班人员,通常将其办公场所设置在楼道、过厅或类似前台的门口位置。

  (2)值班环境布置

无论是机关还是企业,值班环境的整洁有序是必不可少的要求,为此值班人员一定要注意以下几点:一是办公物品摆放有序。值班人员每日所需处理的事务琐碎而繁杂,切不可因事无巨细而手忙脚乱,东西乱摆乱放。一定要在值班工作中做到忙而不乱、井井有条。收到文件要立即办理,因某种原因未能马上处理的待办文件,要置于随手可及的醒目位置,以便立即处理,已处理完毕的文件要立即归档妥善保管;各类纸张票据,包括值班记录表、电话单、派车单、便笺等,要分门别类地摆放在方便、固定的位置,以便随用随取。桌上物件的摆放应简单有序,一些常用的小件文具要盛放在文具盒或抽屉中;电话机应放在比较固定的位置,一般置于办公桌左前方,以便左手接听电话,右手进行必要的记录;常用电话联络表、机构示意图等最好置于办公桌玻璃板下,查阅方便又不占手。二是办公桌每日清理。值班工作时效性强,一定要养成“当日事,当日毕”的良好习惯,否则事情积多了,就难免出现疏漏。即使有些事项因领导外出、开会等原因搁置未办也一定要在领导回来后的第一时间交其处理。每天上班第一件事,将当日需做工作根据轻重缓急进行排序,然后逐一办理;下班前的最后一件事,是清理办公桌上物品。检查应办事项是否均已办结并归档;逐一清理桌上纸张物品,留下有用的,扔掉用过的或多余的,倒净残茶、常用物品归位,保持桌面整洁。三是收好个人物品。值班室要有专门存放日常零散物件的地方,如柜子、壁橱等,用来放置餐具、手纸、肥皂、毛巾、洗涤剂等等,个人用的护手霜、洗面奶等,也要各自收藏好,不要出现在外人目所能及的地方,以免影响值班室的整体环境。

11.如何管理好值班室设备设施?

  (1)办公房间、桌椅、文具柜和文具的管理

  一般来讲,办公房间以通风、采光好为宜。为便于领导随时召唤、请示汇报方便,与领导办公室的距离不宜太远;为便于来访者到值班室办事,房间最好在楼梯或电梯附近;为便于值班人员了解观察机关情况,房间可以窗临机关大门。

  办公桌椅、文件柜和文具用品,要充分考虑值班室工作时间长、不分昼夜,文件种类多、信息量大、接待任务重,工作时效性强、常常加班等特点,尽量选配久坐舒适的办公桌椅及沙发,既便于值班人员伏案工作,又要便于夜间加班时轮流休息。文件柜的选择要充分考虑值班工作存放文件材料的需要,适于不同文件资料的存取,特别是由于值班室负责重要印信和领导办公室钥匙的保管和使用,一定要配备足够数量的保险柜。

  (2)办公机械设备和电器设备的管理

  值班室常用的办公器械设备包括电话机(应备有来电显示、呼叫转移和录音功能)、手机、传真机、复印机、计算机、扫描仪、打印机、裁纸机、装订机、碎纸机、号码打制器、打孔器、电扇、空调、饮水机等等。有的还配有桌面印刷系统和过塑设备、摄影摄像设备、投影设备和笔记本电脑等。

  对于这些办公设备,一是安排专人定时进行维护保养。值班室添置新的办公设备(专人专用的除外)后,对使用人员要进行必要的培训,以防使用不当出现故障;同时,一些常用设备要有专人定期进行维护保养,以保证设备运转正常。二是要制定相关制度,坚持规范使用、勤俭节约的原则,最大限度地延长设备使用年限,节省办公耗材。

12.如何做好公务接洽工作?

值班人员的公务接洽主要包括传达和承办本机关、单位领导的电话指示、通知和其他联系事项;负责所属单位的电话请示、报告的传递和答复;负责同各单位派来的办事人员的接谈商洽;负责转办或落实领导临时交办的事项。

  (1)处理接洽事项要因“事”制宜

  一是对电话或来人商洽的简单事项直接处理。简单事项,主要指事项涉及的问题情况清楚,现行方针、政策、法律有明确规定,值班人员能够较为准确、全面把握的事项。如下级机关、基层单位或员工询问某些已明确颁布的政策内容,值班人员可给予答复。再如,上级机关询问本单位领导行踪,本单位某些工作的情况,如果值班人员对情况清楚,可直接报告。二是根据各部门的职责范围和明确分工,把有关事项介绍给相应部门处理。值班人员在把相关问题转给相应部门处理时,一定要向来电来人或单位说明办理的途径和方法,以免在转办过程中出纰漏误事;另外,如果由值班人员直接将需办事项转达某部门则一定要将对方的联系方式、联系人员一并转告。三是对电话或来人商洽的重要事项,如商办的事项关系重大、涉及问题复杂,需要领导直接出面处理或决策,或对方要求面见某位领导,当面汇报工作时,值班人员应先请示,再根据领导的意见进行处理和安排。

  (2)用制度规范公务接洽工作

  建立健全公务接洽的规章制度,如:岗位责任制度、请示汇报制度和登记、记录制度等,是公务接洽工作科学规范的必要保证。一是明确公务接洽的职责范围、任务、要求。二是明确什么情况下、什么性质的问题必须向有关领导请示或汇报,什么时候可不必打扰领导按惯例处理,遇到什么情况必须随时保持与领导的联系,依照领导指示行事。三是通过建立《公务接洽记录本》等登记、记录册,明确要求值班人员坚持做好记录,并对其中有保存价值的材料立卷归档。

  如现在很多行政、执法部门实行“首问负责制”,就是要解决公务接洽过程中,长期存在的推诿扯皮、工作效率低下,服务态度恶劣等问题。“首问负责制”要求值班人员在任何情况下,不得使用“此事不归我们管”或“不知道”“去别处问”等不负责任的语句,搞得来访者一头雾水。不论是由哪个部门负责的事务,只要值班人员是来访者的第一个询问对象,一定要负起“明确告知”的义务,即明确告知对方,该事项由哪个部门负责,何时、何地、何人负责办理,办理时需注意哪些问题等基本情况,以便对方能够在值班人员的热情帮助下,愉快、顺利地办理相关事项,满意而归。

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